Die optimale Zusammenstellung von Buchhaltungsunterlagen
| 15.04.2022 |
Im Folgenden haben wir einige wissenswerte Infos für die Aufbereitung Ihrer Buchhaltungsunterlagen zusammengefasst. Diese Tipps & Tricks unterstützen:
- Sie bei der der Sammlung Ihrer Unterlagen und
- Uns als Ihre Steuerberatung bei der effizienten Bearbeitung Ihrer Buchhaltung
Was ist bei der Abgabe von Buchhaltungsunterlagen besonders wichtig?
✅ Vollständigkeit
✅ Chronologische Sortierung
✅ Nachvollziehbarkeit
✅ Beschriftung
✅ Ordnung im Allgemeinen
Wir haben die folgenden Infos am Beispiel einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beschrieben und gehen auf die einzelnen Bereiche jeweils gesondert ein.
Vollständigkeit
Sämtliche Buchhaltungsunterlagen müssen unbedingt vollständig sein. Zu jeder Zahlung (egal ob Eingang oder Ausgang) muss es einen Beleg geben oder einen Hinweis, worum es genau geht (z.B.: monatliche Abbuchung einer Versicherung etc.)
Chronologische Sortierung
Die zeitliche Sortierung der Belege ist eine enorme Erleichterung in der Be- bzw. Abarbeitung einer Buchhaltung, spart Zeit und somit auch unnötige Kosten.
Nehmen Sie sich den Kontoauszug des betreffenden Zeitraums (z.B. März 2022) zur Hand und sortieren Sie alle dazugehörigen Belege in der Reihenfolge der Kontoein- und ausgänge dahinter ein. So vermeiden Sie auf einfach Art und Wiese, dass Belege vergessen / übersehen werden.
Nachvollziehbarkeit
Die in einer Buchhaltung enthaltenen Belege sollen nachvollziehbar sein.
Ergänzen Sie bei Belegen, die für Ihre Buchhaltung nicht dem Standard entsprechen, z.B.: ungewöhnlich hohe Transaktionen etc., unbedingt eine kleine Notiz, worum es dabei geht oder sprechen Sie im Optimalfall vorab direkt mit Ihrer Buchhalterin / Ihrem Buchhalter.
Beschriftung
Ordner sind idealerweise mit Namen und dem betreffenden Zeitraum beschriftet, z.B.:
- Max Mustermann
- BH 03 / 2022
Die Verwendung von Trennblättern schafft ebenso eine gute Übersicht.
Ordnung im Allgemeinen
Optimalerweise heften Sie Ihre Unterlagen in einem Ordner / Ringbuch / Schnellhefter ab, um zu verhindern, dass einzelne Belege verloren gehen bzw. durcheinandergeraten.
Bitte vermeiden Sie die Abgabe einer Vielzahl von kleinformatigen Belegen in einer offenen Klarsichthülle oder gar unsortiert in einer Schachtel 😉 Ja, auch diese Art der Belegsammlung durften wir schon bewundern!
Weitere wichtige Belege
Für eine korrekte, nachvollziehbare und vollständige Buchhaltung, ist es essentiell über alle Vorgänge im Unternehmen informiert zu sein, daher sind auch folgende Belege wichtig:
Bei etwaigen Firmen-PKWs
- Leasingverträge
- Kopie des Zulassungsscheins
Kaufverträge
Versicherungspolizzen
Lebensversicherungen etc.
Wer diese Tipps beherzigt, wird schnell feststellen, dass eine bessere Übersicht entsteht. Weiters können wir als Ihre Steuerberatung viel effizienter an die Bearbeitung herangehen und durch die geordnete Form der Unterlagen erheblich Zeit einsparen.
Natürlich gibt es immer wieder Sonderfälle oder sonstige Ausnahmen von der Regel. Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen oder für Optimierungsvorschläge zu Ihren persönlichen Buchhaltungsunterlagen zur Verfügung!