Gedanken zum Thema Digitalisierung

Die ganze Welt redet seit Jahren – und intensiv seit einem Jahr – von nichts anderem als dem Thema Digitalisierung. Wie wichtig Digitalisierung doch ist und wie nützlich.

  • Doch was bedeutet Digitalisierung im unternehmerischen Kontext?
  • Wie kann Digitalisierung in den Abläufen etwas verbessern und wie kann dieses Thema vielleicht auch Kosten sparen?
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Bedeutung von Digitalisierung im unternehmerischen Kontext

Angefangen von der Ablauforganisation bis hin zu automatisierten Prozessen, die Personalressourcen einsparen können, kann Digitalisierung in so gut wie jedem Unternehmen umgesetzt werden. Handwerkliche Themenbereiche mal ausgenommen, betrifft Digitalisierung vor allem folgende Bereiche:

  • Prozesssteuerung
  • Produktionsplanung und -steuerung
  • Administrative Verwaltungsbereiche

Die ersten beiden genannten Bereiche kann sich fast jeder ohne Schwierigkeiten vorstellen – sind wir doch seit vielen Jahren – wenn nicht sogar Jahrzehnten – davon getrieben, Produktionen auf der ganzen Welt zu automatisieren, Roboter einzusetzen und damit ganze Produktionen unabhängig vom menschlichen Tun und Personalressourcen zu optimieren.

Der letzte Bereich – Verwaltung – damit einhergehend die Themen Sekretariat, HR, Finanzwesen, Management – ist jedoch ein etwas schwierigeres Thema. Gerade im vergangenen Jahr war es jedoch dringend notwendig sich unabhängig von örtlichen Begebenheiten in Kombination mit knappen Personalressourcen zu automatisieren. Was auch immer dieser Aspekt jetzt für die einzelnen Unternehmen und Organisationen bedeuten mag, kann anhand der kommenden Beispiele eindrucksvoll gezeigt werden:

  • Von Stand-PCs wurde auf Laptops umgestellt
  • Die Grenzen von herkömmlicher Server-Infrastruktur wurde von heute auf morgen sichtbar – wer sich noch nicht mit Cloud-Lösungen, Remote-Systemen, VPN-Tunnels und dergleichen beschäftigt hatte, dem wurde von heute auf morgen klar, wie notwendig es ist, mit derartigen Systemen in seinem Unternehmen ausgestattet zu sein
  • Die Verwaltung – die in Papier im Unternehmen vor Ort passierte – musste von heute auf morgen flexibel im Homeoffice verfügbar sein
  • Flexible Telefonanlagen – VOIP oder ähnliche Systeme – wurden auf einmal ein Must-Have anstatt nur eine Floskel

Doch hat das alles schon mit Digitalisierung etwas zu tun? Im weitesten Sinne würde ich sagen – ja; es ist ein Anfang. Aber Digitalisierung bedeutet nicht, dass eine Organisation von jetzt auf gleich auf den Laptop und vom Büro auf das Homeoffice umschalten kann – sondern, dass von Beginn eines Prozesses bis zum Ende alle Arbeitsschritte digital umgesetzt werden. Und teilweise Arbeitsschritte automatisiert durchgeführt werden, die es unnötig machen, dass Dinge 2x, 3x, 4x ausgedruckt, bearbeitet, in die Hand genommen werden müssen.

Von Letzterem sind viele Organisationen noch meilenweit entfernt. Es werden Dokumente gescannt, in Dokumentenarchiven (möglicherweise) abgelegt und voraussichtlich per Mail versendet.

Dies erfordert nicht nur viel Speicherkapazitäten auf Servern und Mailservern und damit einhergehend höhere Kosten für die Serverwartung, sondern vereinfacht diese Art der Arbeit kaum einen Arbeitsschritt oder optimiert einen Prozess. Vielmehr schafft man viele Dubletten, kreiert doppelte Arbeitsschritte und ist de facto selten wirklich effizienter, sondern tatsächlich langsamer – als in einem analogen Prozess.


Wie kann Digitalisierung tatsächlich helfen, Kosten/Ressourcen zu sparen und Arbeitsabläufe zu optimieren?

Dazu ist eine Sache die wichtigste überhaupt – bevor man sich Gedanken macht um Software/Hardware und sich zu Kaufentscheidungen durchringt, die meistens nur Geld kosten (sowohl in der Anschaffung als auch in der Optimierung/Customizing und Wartung):

  • Bestandsaufnahme
  • Wie sehen meine IST-Prozesse aus in der Verwaltung? Wer tut was und wann?

Welches Dokument, wird wann wie verwendet und wozu benötige ich was?

Und dann erst wird der zweite Schritt wichtig:

  • Die Definition des optimalen Prozesses
  • Wie sollen die Abläufe aussehen? Welche Dinge, kann ich in meinen Prozessen beschleunigen/optimieren?
  • Wer kann mir dabei helfen?

Was müssen meine Mitarbeiter dafür zusätzlich an technischem Know-How erlernen? Was ist bereits vorhanden? Was braucht man dazu? Wie lange dauert die Umstellung?

Anhand dieser zwei kleinen aber entscheidenden Punkte erkennt man bereits deutlich auch den großen Haken der Digitalisierung.

Digitalisierung ist nichts, was von heute auf morgen – nur aufgrund einer simplen gekauften Software funktioniert. Nach dem Motto: „Jetzt habe ich die Software, jetzt läuft alles von selbst.“ Sondern Digitalisierung erwartet vom Unternehmer ein gezieltes Auseinandersetzen:

  1. Mit den IST-Prozessen (und das wirklich und richtig)
  2. Mit den Fähigkeiten und dem aktuellen Know-How meiner Mitarbeiter
  3. Dem Gedanken, dass es nicht von heute auf morgen geht und zu doppelten Arbeiten kommen kann als auch dazu, dass auf einmal die gesamte Organisation im ersten Schritt langsamer wird
  4. Dem Aushalten dieses Umstandes in Kombination mit gestiegenem Auftragsvolumen – und den dennoch knappen Personalressourcen
  5. Mit dem Soll-Prozess (und das aktiv, mit entscheidend und gestaltend)

Diese oben angeführten Punkte werden oft unvollständig oder zu ungenau abgearbeitet. Daraus ergibt sich, dass viele Digitalisierungs-Projekte im Keim erstickt werden. Unternehmer können es kaum erwarten, dass Mitarbeiter vom Home Office endlich wieder ins Büro kommen und greifbar werden. Und dass Prozesse wieder auf alt hergebrachten Wegen laufen können. Der Atem – um spürbar von Digitalisierung profitieren zu können – muss ein langer sein.


Nicht überall wo Digitalisierung draufsteht ist auch Digitalisierung drin.

Oder was Digitalisierung mit dem Steuerberater bedeutet und woran es hakt?

Auch mit Ihrem Steuerberater können Sie die Prozesse digitalisieren. Das ist dann schon die Königsdisziplin der Digitalisierung. Sie haben in Ihrer Organisation alle diese Schritte oben bereits geschafft? Wollen das jetzt mit Ihrem Steuerberater umsetzen und die Umsetzung sieht dann möglicherweise wie folgt aus:

Sie schicken ihm Belege als pdf in einer zip-Datei per Mail und er verarbeitet diese dann in seinem System. Oder möglicherweise hat eine größere Kanzlei irgendeine Online Plattform auf der Sie die pdf-Dateien hochladen können und auf diesem Weg auch Ihre Auswertungen wieder erhalten.

Und hier wird sichtbar, warum genau dieser Datenaustausch die Königsdisziplin ist. Es prallen beim Steuerberater die verschiedenen Systeme aller seiner Klienten mit dem kanzleiinternen System aufeinander und in den seltensten Fällen sind diese kompatibel. Also nimmt man den einfachsten Weg und tauscht pdf-Dateien aus.

Hier wird aus Digitalisierung auf einmal eine Mischung aus analog-digital.

Wie können diese doppelten Arbeiten vermieden werden:

  • Sie selbst benutzen bereits ein Buchhaltungssystem in welchem Sie die Dokumente auch zu Ihren Belegen abspeichern können
  • Sie können Ihrem Steuerberater einen Zugang auf dieses System geben – damit dieser jederzeit Einsicht nehmen kann und auf Ihre Dokumente zugreifen kann (das erfordert Steuerberater, die sich mit verschiedenen IT-Systemen auskennen und damit vertraut sind – nicht nur mit ihrem kanzleiinternen)
  • Sie verwenden ein System – das kompatibel mit dem des Steuerberaters ist (nur Achtung – nicht alle Steuerberater verwenden immer dasselbe System; es werden damit Abhängigkeiten kreiert, die möglicherweise nicht immer zu einem befriedigenden Ergebnis führen können)
  • Für KMUs gibt es tolle „small ERP-Systeme“ die alle verwaltungsrelevanten Unternehmensbereiche zu geringen Kosten optimal abdecken und die dazu führen, dass Steuerberater sofort in Ihr Unternehmen Einsicht nehmen können – ohne komplexe IT-Prozesse im Hintergrund
  • Und vieles mehr – am besten sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber.

Eine digitale Kanzlei gibt es noch nicht. So sehr man es sich – als Steuerberater – auch selbst wünschen würde.


Was machen wir bei Heschik Steuerberatung?

Wir bei Heschik Steuerberatung haben uns schon vor vielen Jahren für einen Weg entschieden, der eine gute Mischung aus allen möglichen Bereichen ergibt und für Klienten, Mitarbeiter und Organisationen, Wege findet – die für jeden möglich und gangbar sind. Und die dazu führen – dass wir versuchen doppelte und dreifache Arbeiten in den diversen Prozessen zu vermeiden, dort digital arbeiten wo es möglich und für den Klienten optimal ist. Und der Rest – das ist das gute alte Papier und die Ordner – und auch dieses System hat seine Berechtigung.

Das Optimum an Digitalisierung – das es derzeit am Markt gibt – haben wir bereits vor 10 Jahren entdeckt – in einem sehr treuen und verlässlichen Partner:

Free Finance / Finanzfenster

Dieses Tool – welches auf unserer Homepage abrufbar ist und jeder benutzen kann – ermöglicht es unseren Klienten unabhängig von jeglichem Input durch uns und von ganz Österreich aus, ihre gesamten Unternehmensprozesse abzubilden. Die Buchhaltung selbständig zu machen. Und wenn Support / Hilfe / Steuer-Know-How oder auch der Jahresabschluss zu erledigen ist – sind wir sofort zur Stelle und haben Einblick in sämtliche Daten.

⇨ Hier geht's direkt zum Neukunden-Login!

Wir ersparen uns gemeinschaftliche viele Termine, viele Ressourcen, viele doppelte Arbeiten – und sind dennoch immer am Puls der Zeit – sobald unsere Klienten uns brauchen. Diese Art der Zusammenarbeit ist – nach meinem persönlichen Empfinden – das Optimum an Digitalisierung in der Steuerberatung zum aktuellen Zeitpunkt. Auch wenn dieses System manchmal natürlich auch seine Schwierigkeiten hat, ist es dennoch seit Jahren bewährt und perfekt auf die Bedürfnisse der KMUs abgestimmt.


Conclusio: Was bedeutet das alles?

  • Digitalisierung ist nicht das Allheilmittel aller Probleme in der Verwaltung
  • Digitalisierung könnte es aber sein – aber nicht, wenn man sich nur auf das einscannen von Belegen beschränkt
  • Digitalisierung in der eigenen Organisation bedeutet nicht zwangsläufig, dass das mit externen Organisationen (Steuerberatern) auch so einfach funktioniert
  • Kostenreduktion durch Digitalisierung kann nur dann erreicht werden, wenn man sich vorab bewusst ist, dass das auch Geld kostet und dass es Zeit dauert.

Abschließend bedeutet das:

Lassen Sie sich vom Schlagwort Digitalisierung nicht blenden. Nicht überall wo Digitalisierung draufsteht ist Digitalisierung drinnen. Sollten Sie mitten in einem Projekt zur Digitalisierung stecken – lassen Sie sich nicht aufhalten oder von kleinen Stolpersteinen aus der Bahn werfen; machen Sie weiter. Am Ende können Sie nur gewinnen auch wenn es mitten drin vielleicht noch nicht so aussieht.